Syncova Policies

Verwaltung und Veröffentlichung von Datenschutzerklärungen nach DSGVO (Art. 12ff.). Öffentliche Übersicht für Betroffene, geschützter Admin-Bereich zur Pflege.

Next.js 15 (App Router) · React 19 · Tailwind CSS 4 · shadcn/ui · Prisma + SQLite · Auth.js

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Schnellstart (lokal)

npm install
cp .env.example .env          # NEXTAUTH_SECRET eintragen (siehe unten)
npx prisma migrate deploy
npm run seed-admin            # legt den ersten Admin an und zeigt das Passwort einmalig
npm run dev

Die Anwendung läuft anschließend auf http://localhost:3000, der Admin-Bereich unter /admin.

Umgebungsvariablen

Variable	Pflicht	Bedeutung
APP_COMPANY_NAME	nein	Name, unter dem die Anwendung auftritt – Kopfzeile, Fußzeile, Seitentitel und Druckfassung. Leer lassen für „Syncova Policies“. Wird zur Laufzeit gelesen, ein Neubau des Images ist nicht nötig.
NEXTAUTH_SECRET	ja	Signiert die Session-Token. Erzeugen mit node -e "console.log(require('crypto').randomBytes(32).toString('base64'))"
NEXTAUTH_URL	nein	Nur nötig, wenn ein Reverse-Proxy keine X-Forwarded-*-Header setzt. Sonst erkennt die Anwendung Host und Port selbst – ein fester Wert erzwingt Weiterleitungen auf genau diesen Port.
DATABASE_URL	ja	SQLite-Pfad. Lokal file:./dev.db, im Container file:/app/data/syncova.db
ADMIN_EMAIL	nein	Vorgabe für seed-admin / reset-admin
ADMIN_NAME	nein	Anzeigename des Admin-Kontos
ADMIN_PASSWORD	nein	Leer lassen für ein generiertes Zufallspasswort

.env ist absichtlich nicht versioniert – sie enthält das Session-Secret. Ebenso wenig die SQLite-Datei, die Benutzerkonten und Passwort-Hashes enthält.

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Betrieb per Docker

docker run -d --name syncova-policies \
  -p 3000:3000 \
  -e NEXTAUTH_SECRET="$(node -e "console.log(require('crypto').randomBytes(32).toString('base64'))")" \
  -e NEXTAUTH_URL="https://datenschutz.example.de" \
  -v syncova-data:/app/data \
  git.jfritzsche.de/jf/syncova-policies:latest

Oder mit Compose:

export NEXTAUTH_SECRET="…"
export NEXTAUTH_URL="https://datenschutz.example.de"
docker compose up -d

Beim Start wendet der Container ausstehende Migrationen selbst an (prisma migrate deploy). Die Datenbank liegt im Volume unter /app/data – ohne dieses Volume gehen alle Daten beim Neustart verloren.

Ersten Admin-Zugang anlegen:

docker exec -it syncova-policies node scripts/seed-admin.js

Passwort zurücksetzen:

docker exec -it syncova-policies node scripts/reset-admin.js --email admin@example.de

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Datenpflege

Standardtexte

Sieben Bausteine sind in aller Regel für jede Erklärung gleich und werden deshalb einmal zentral gepflegt – im Admin-Bereich unter Standardtexte:

Baustein	Artikel	Pflicht
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO	Art. 13 Abs. 1 lit. a	ja
Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten	Art. 13 Abs. 1 lit. b	ja
Betroffenen-Rechte	Art. 13 Abs. 2 lit. b	ja
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde	Art. 13 Abs. 2 lit. d	ja
Widerrufsrecht bei Einwilligung	Art. 13 Abs. 2 lit. c	ja
Widerspruchsrecht	Art. 21 Abs. 4	ja
Übermittlung in Drittländer	Art. 13 Abs. 1 lit. f	ja
Automatisierte Entscheidungsfindung	Art. 13 Abs. 2 lit. f	ja
Ihre Pflicht zur Bereitstellung der Daten	Art. 13 Abs. 2 lit. e	nein
Folgen, wenn Sie die Daten nicht angeben	Art. 13 Abs. 2 lit. e	nein

Auf Drittlandübermittlung und automatisierte Entscheidungen muss auch dann hingewiesen werden, wenn es beides nicht gibt – ein ausdrückliches „findet nicht statt“ ist die richtige Antwort, kein leeres Feld. Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht steht nach Art. 21 Abs. 4 in einem eigenen, abgesetzten Kasten, getrennt von den übrigen Informationen.

Im Formular einer einzelnen Erklärung erscheinen diese Felder schreibgeschützt mit der Markierung Standard. Erst „Für diese Erklärung abweichen“ macht einen Baustein für genau diesen Datensatz bearbeitbar; „Standard übernehmen“ verwirft die Abweichung wieder.

Technisch steht in der Erklärung nur die Abweichung: Ein leeres Feld bedeutet „folgt dem Standard“. Eine Änderung an den Standardtexten – etwa ein Wechsel in der Amtsleitung – wirkt damit sofort auf alle Erklärungen, die nicht bewusst abweichen. Welche Felder abweichen, liefert die API im Feld overrides.

Rechtliche Seiten

Impressum, Datenschutzerklärung des Portals und Erklärung zur Barrierefreiheit werden im Admin unter Rechtliche Seiten als Markdown gepflegt und unter /impressum, /datenschutz und /barrierefreiheit ausgeliefert. Sie erscheinen in der Fußzeile aller öffentlichen Seiten. Ein leer gelassener Text nimmt die betreffende Seite vom Netz – verlinkt wird nur, was auch gepflegt ist. Die Eingabefelder enthalten Vorlagen mit den jeweils erforderlichen Angaben.

Erklärungen

Jede veröffentlichte Erklärung hat eine eigene, dauerhafte Adresse unter /erklaerung/<bezeichner> – etwa zum Verlinken aus einem Antragsformular. Der Bezeichner wird aus dem Titel abgeleitet und bleibt beim Bearbeiten erhalten, solange der Titel unverändert ist. Nicht veröffentlichte Erklärungen sind unter ihrer Adresse nicht erreichbar.

Vollständigkeit

Pflichtangaben aus Art. 13/14 DSGVO werden beim Veröffentlichen geprüft, nicht beim Speichern: Ein Entwurf darf unvollständig sein, eine öffentlich sichtbare Erklärung nicht. Bestehende Datensätze lassen sich damit weiter bearbeiten, ohne dass die Anwendung Angaben erfindet, die nur die Fachabteilung kennt.

Zusätzlich zu den Bausteinen oben verlangt die Veröffentlichung:

Angabe	Artikel
Zweck der Datenerhebung	Art. 13 Abs. 1 lit. c
Rechtsgrundlage	Art. 13 Abs. 1 lit. c
Geplante Empfänger	Art. 13 Abs. 1 lit. e
Speicherdauer oder Kriterien	Art. 13 Abs. 2 lit. a
Kategorien der verarbeiteten Daten	Art. 14 Abs. 1 lit. d – nur, wenn eine Herkunft der Daten angegeben ist, die Daten also nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden

Die Übersicht im Admin markiert jede Erklärung mit fehlenden Pflichtangaben und nennt sie im Tooltip; die Kopfzeile zählt sie.

Datenschutzerklärungen werden normalerweise im Admin-Bereich gepflegt. Für Massenimporte gibt es zwei Wege:

Befehl	Zweck
npm run import-csv	Führender Weg: DSE-Gesamtliste einlesen (--dry-run, --prune, --no-json)
npm run check-completeness	Berichtet fehlende Pflichtangaben (--list)
npm run enrich-legal-basis	Ergänzt die DSGVO-Rechtsgrundlage zur Fachnorm (--dry-run)
npm run fix-legal-citations	Korrigiert geprüfte Fachrechts-Zitate (--dry-run)
npm run compare-csv-pdf	Gesamtliste gegen die alten Merkblatt-PDFs abgleichen (--detail)
npm run import-policy -- data/policies/<datei>.json	Einzelne Erklärung aus JSON importieren (--update überschreibt)
npm run analyze-pdfs	PDFs in data/import/ analysieren, ohne zu schreiben
npm run import-pdfs	Älterer Weg: PDFs aus data/import/ importieren

Rechtsprüfung

Die Liste nennt je Verarbeitung nur die Fachnorm. Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt darüber hinaus die datenschutzrechtliche Erlaubnisnorm. enrich-legal-basis ergänzt sie nach Art der Verarbeitung – hoheitlich Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. § 3 LDSG SH, Beschäftigtendaten lit. b i. V. m. § 15 LDSG SH, dazu Einwilligung und Vertrag. fix-legal-citations korrigiert einzelne, gegen den geltenden Normbestand geprüfte Zitate; die Begründung steht je Eintrag im Skript.

Beide Skripte fassen nur an, wofür eine belegte Fassung vorliegt. Fehlende Speicherfristen, Zwecke und Datenkategorien werden nicht ergänzt – sie ergeben sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Arbeitsweise des Fachbereichs.

DSE-Gesamtliste (CSV)

Führende Quelle ist der Excel-Export DSE_Gesamtliste_Amt_Leezen.CSV. Er wird unter data/source/ abgelegt – nicht versioniert, weil die Spalte „Zuständige/r MitarbeiterIn“ Namen von Beschäftigten enthält. Diese Spalte wird bewusst nicht in die Erklärungen übernommen.

Der Export ist Windows-1252 kodiert und enthält Felder mit eingebetteten Zeilenumbrüchen; scripts/lib/csv-policy.js bringt beides mit. Zuordnung bestehender Datensätze erfolgt über den Bezeichner, nicht über den Titel – die aus PDF gelesenen Titel unterscheiden sich teils nur in Leerzeichen um Schrägstriche und ergäben sonst Dubletten.

Zwei Angaben stehen nicht in der Liste und werden ergänzt:

• Empfänger: Der in allen Merkblättern enthaltene Satz „Bei Ein- und Auszahlungen: Finanzbuchhaltung“ wird vorangestellt. Ohne ihn hätten 27 Erklärungen überhaupt keine Empfängerangabe.
• Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: wird aus Titel, Fachbereich, Fachdienst, Aufgabenbereich, ZuFiSH-Dienstleistung und Formularnummer gebildet.

Werte wie „entfällt“ in der Spalte Datenquelle gelten als leer – sonst würde die Art.-14-Pflicht zu den Datenkategorien fälschlich ausgelöst.

Die Datenbank wird zuerst geschrieben, die JSON-Dateien danach. Sie dienen nur der Nachvollziehbarkeit im Repository – schlägt das Schreiben fehl, etwa weil das Verzeichnis im Container nicht beschreibbar ist, meldet der Lauf das und der Import bleibt trotzdem vollständig. Mit --no-json lässt sich die Ablage ganz abschalten; im Container ist das der Normalfall.

Der PDF-Import (scripts/lib/pdf-policy.js) bleibt für die alten Merkblätter erhalten und dient als Gegenprobe.

Beide Importwege gleichen die sieben Bausteine gegen die Standardtexte ab: Was dem Standard entspricht, wird nicht je Erklärung dupliziert, sondern als „folgt dem Standard“ gespeichert. Nur echte Abweichungen landen im Datensatz.

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Veröffentlichung des Images

.gitea/workflows/publish-image.yml baut bei jedem Push auf main sowie bei v*-Tags ein Image und lädt es in die Gitea-Registry.

Voraussetzung: im Repository unter Settings → Actions → Secrets ein Secret REGISTRY_TOKEN mit einem Token hinterlegen, das write:package darf.

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Projektstruktur

app/                    Routen (öffentlich, /erklaerung, /admin, /auth, /api)
components/             UI-Komponenten; components/ui = shadcn/ui
hooks/                  SWR-Datenzugriff, Theme
lib/                    Prisma/Auth-Helfer, Markdown, Formatierung
prisma/                 Schema und Migrationen
scripts/                Admin- und Importskripte
data/import/            Quell-PDFs für den Massenimport
data/policies/          Aufbereitete Datensätze als JSON

Qualitätssicherung

Die Umsetzungsdokumentation enthält Änderungen, Testergebnisse, verbleibende Prüfpunkte und Hinweise zur Neuanmeldung nach dem Update.

Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung: Betriebsanleitung.